aalto1 untyped-item.component.html
Towards touchless invoice processing
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business |
Master's thesis
Electronic archive copy is available via Aalto Thesis Database.
Authors
Date
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
71
Series
Abstract
The processing of purchase invoices has traditionally been a time-consuming and manually intensive process, which has contributed to the fact that the automation of invoice processing has been a goal for organizations for several years. The aim of this study was to explore how large organizations have approached the automation of the purchase invoice processing. Additionally, the study sought to identify the challenges associated with the automation of invoice processing and how organizations track the development of invoice processing automation using various KPIs. The research was conducted as a qualitative interview study, with interviews held with eight experts responsible for purchase invoice processing and process development in organizations operating in Finland. The results of the study were in line with previous research on the topic but provided new and deeper insights.
In the target organizations, the importance of automating the purchase invoice processing was clearly recognized, and process owners were assigned to accounts payable process and its automation. The approach to automating the purchase invoice processing involved both process development and technological development, with particular attention given to the entire end-to-end process. The organizations aimed to create a clear procurement policy to be implemented consistently across all group companies. E-invoicing, artificial intelligence, and RPA were used extensively in various stages, including invoice data capture, routing, account coding, and payment file creation. The automation of the process faced challenges in technological development, change management, and the implementation of procurement policy. The degree of automation of the process was tracked using various metrics, with particular focus on the proportion of invoices that passed through the system completely automatically.
Ostolaskujen käsittely on perinteisesti ollut työläs ja manuaalisesti intensiivinen prosessi, mikä on osaltaan vaikuttanut siihen, että laskujen käsittelyn automatisointi on ollut organisaatioiden päämääränä jo useiden vuosien ajan. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka suurissa organisaatioissa on lähestytty ostolaskujen käsittelyprosessin automatisaatiota. Lisäksi tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, millaisia haasteita laskujen käsittelyn automatisaatioon liittyy ja miten organisaatioissa seurataan erilaisilla suorituskykymittareilla laskujen käsittelyn automatisaation kehitystä. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena haastattelututkimuksena haastattelemalla kahdeksaa Suomessa toimivan organisaation ostolaskujen käsittelystä ja prosessin kehityksestä vastaavaa asiantuntijaa. Tutkimuksen tulokset olivat linjassa aiemman aiheesta tehdyn tutkimuksen kanssa, mutta toivat aiheesta uutta, syvällisempää tietoa.
Kohdeorganisaatioissa oli selvästi tunnistettu ostolaskujen käsittelyprosessin automatisaation merkitys, ja organisaatioissa oli määritetty laskujenkäsittelyprosessille ja sen automatisaatiolle prosessinomistaja. Ostolaskujen käsittelyn automatisaatiota oli lähestytty sekä prosessikehityksen että teknisen kehityksen näkökulmista, kiinnittäen erityistä huomiota koko päästä päähän prosessin kehitykseen. Organisaatioissa pyrittiin luomaan selkeä hankintapolitiikka, joka implementoitaisiin kaikissa konserniyhtiöissä samanlaisena. Verkkolaskuja, tekoälyä ja RPA:ta hyödynnettiin monipuolisesti niin laskujen järjestelmään sisäänlukuun, reititykseen ja tiliöintiin kuin maksuaineistojen luomiseen. Prosessin automatisoinnissa ilmeni haasteita niin teknologisessa kehityksessä, muutosjohtamisessa kuin hankintapolitiikan toimeenpanossakin. Prosessin automatisaatioastetta seurattiin useilla erilaisilla mittareilla, ja erityistä huomiota kiinnitettiin niiden laskujen osuuteen, jotka kulkevat järjestelmän läpi täysin automaattisesti.